做好物業(yè)管理采購項目需要政采人深入研究，認真應對。圖為“蜘蛛人”在擦拭大廈玻璃幕墻。
本文所稱物業(yè)管理是指通過服務外包的方式實現(xiàn)采購單位（主要是機關辦公場所）的保潔、保安、會議、綠化、維修、餐飲、車輛組織等日常綜合性的服務。
"物業(yè)管理"類政府采購項目在筆者所在的江蘇省無錫市于2008年起步實施，在五年的時間里，其規(guī)模、范圍、類型全面發(fā)展，2011年度實施該類別政府采購12項（批次），其中綜合性物業(yè)管理9項，單項服務3項，總采購成交金額2600多萬元，通過政府采購該類別實現(xiàn)每年節(jié)約財政資金400多萬元，綜合節(jié)約率達14.16%，實現(xiàn)總的服務管理面積63萬多平米。
筆者對"物業(yè)管理"類政府采購項目實踐中若干問題進行了初步的思考和分析，現(xiàn)將相關成果與同行分享。
物業(yè)管理采購面臨七大問題
本文將探討和回答物業(yè)管理采購中的下述問題：
一是物業(yè)管理是否應全面實現(xiàn)"定點采購"。二是單次項目參加供應商不多，同時成交供應商較為集中，中小企業(yè)成交不多。三是低價成交多，是否必然影響質量。四是如何看待單項保安服務采購的投標人條件。五是相關部門制定預算有寬有嚴，標準不盡統(tǒng)一，導致廢標率上升。六是物業(yè)服務的驗收標準和方案缺失，履約受影響。七是一些具體的問題：物業(yè)管理委托期限多長較為合理？項目資質條件的確定依據(jù)是什么？人員最低工資的政策性上漲是由物業(yè)企業(yè)承擔還是由采購單位另外單獨承擔？是否所有物業(yè)管理項目均采用公開招標方式？
定點采購有利有弊 應具體分析
物業(yè)管理項目采購是否全面實現(xiàn)定點采購？從集中采購機構的角度出發(fā)，定點采購是"一勞永逸"的做法，通過一次招標確定一定數(shù)量符合物業(yè)服務要求的供應商，不但降低了自身采購成本，也避免了重復工作，提高了政府采購的效率。同時對供應商來講，在一定期限內可以通過"雙向選擇"的方式確定自已的服務對象，也比較快捷高效。
但凡事一分為二，條件不成熟時實施定點采購存在以下不足：
可參照案例少。全國實行物業(yè)管理定點采購的案例還不多，并且是有條件、有范圍的定點（如部分省市為單項的保潔或保安等較易定價的項目，有些為預算是30萬元或50萬元金額以下的物業(yè)管理服務），全面實施得不多，均為探索性質。
相關制度不完善，缺標準。定點采購的基礎是相關的服務成本價格標準統(tǒng)一，有市場參照，定額定量較易計算。但目前的情況是相關行業(yè)法規(guī)如《物業(yè)管理條例》、《物業(yè)服務收費管理辦法》等不盡完善，無相應的針對"機關辦公場所"這一特殊類別的內容，同時物價部門也沒有對應統(tǒng)一的標準，無從參照，無據(jù)可依。機關辦公樓宇跟住宅物業(yè)完全是兩碼事，每個項目的重點和難點均不同，包含的內容也千差萬別，不能簡單參照住宅物業(yè)服務采用綜合單價的模式（按每月每平米）或者人數(shù)模式定價。新項目訂立合同，價格怎么定是個問題，在第三方評審機構配套力量不足、制度相對不健全的情況下，價格較易為供應商所左右，不利于財政資金的有效利用；期滿需續(xù)簽合同的項目，如以不超過上年度合同價為依據(jù)，則本年度遇到人員最低工資上漲、物料上漲等因素對定點供應商來講也增加了合同風險。
采購頻次較低，不可控因素多。辦公用紙、公務用車保險或維修等定點項目屬日常性定點，單次服務事項發(fā)生頻次較高。物業(yè)管理則相反，合同發(fā)生量不多，單個項目服務期限較長。如果一次定標一個年度只發(fā)生幾次或十幾次合同，則定點采購的充分性和必要性略顯不足。同時：中標的某些供應商在一個定點年度中也不一定簽到合同。當年度未中標的供應商，要等下一個年度才有機會，不利于促進競爭和扶持中小企業(yè)。定點年度中年末簽訂的合同，須按年初定標時的標準執(zhí)行，實際情況已發(fā)生很大的變化，增加了定點供應商的合同履約風險，嚴重時可能導致供應商不愿履約。
多因素致供應商少、競爭不充分
在以往實踐中，不管是本地企業(yè)還是外地企業(yè)、以及各級資質的物業(yè)管理企業(yè)均有成交表現(xiàn)，總體秩序尚算良好。但就本地物業(yè)管理企業(yè)而言，包括一、二、三級資質，共計400多家，單次項目前來參加的供應商并不多，這增加了項目實施的風險，究其原因：
大部分供應商起步均在住宅物業(yè)市場，有的本身做得還不錯，還沒有關注到機關辦公場所這一專門類別的物業(yè)市場。
部分供應商其觀念還停留在"只要和采購單位搞好關系就能拿下"這一層面，制作標書不夠認真細致，或按照住宅類物業(yè)管理的經(jīng)驗來制作標書，導致應答標書"文不對題"，多次失敗后，失去了在該平臺繼續(xù)競爭的信心。
一些相對影響力不大、規(guī)模不大的項目，參加的供應商就更少，認為政府采購競爭太過激烈，獲利空間不大。
基于以上原因，真正有理念、綜合實力強、對采購文件理解透徹的企業(yè)就那么幾家，而且其每次投標也愿意"放低身價"，結果是中標的供應商顯得較為集中，這也是物業(yè)管理政府采購的現(xiàn)狀。這和住宅類物業(yè)市場房地產開發(fā)商及其物業(yè)公司有較大的話語權繼而各領風騷完全不同。
中小企業(yè)更多的只能以接近成本的報價在物業(yè)管理尤其是單項服務項目上獲得一定的占有率，在大型項目上以其資質和能力尚無法和該行業(yè)"高手"過招。
低價成交是否必然價低質次
本文中低價是指低于"平均價"的報價，并非一定是指最低價?？v觀所有實施的項目，低價成交的概率較高，但這里面要區(qū)分幾種情況：一種是確實是通過政府采購實現(xiàn)了有效競爭，降低了價格。另一種是成交供應商的"戰(zhàn)略性低價"，有些供應商可能急需好的項目來豐富其"產品線"，或者滿足一定數(shù)量的項目用于資質升級需要等。另外，還有失誤性的低價。
價格低了，其評分所占的價格得分必然高，綜合評分必占優(yōu)勢，相對的中標率也要高些。
未中標供應商只是注意到了結果：低價中了，然后發(fā)出感嘆"便宜無好貨"，服務質量肯定跟不上，殊不知有以上情況的存在，需要辨別和確認的應當是有無低于成本價的不正當競爭報價，以及如何監(jiān)督低價中標供應商后續(xù)的履約實施。
保安服務項目投標人條件存爭議
2010年1月1日正式實施的《保安服務管理條例》（國務院令第564號）將保安服務提升至一個新的高度，保安服務公司應運而生，物業(yè)管理企業(yè)在從事保安服務的同時要受該條例的制約。在具體實踐中，最初擬定的保安服務項目投標人條件為物業(yè)公司和保安服務公司兩類供應商均可參加，這引起了保安公司的極力反對，認為他們才是"正統(tǒng)"，并多次進行口頭"質疑"。因《物業(yè)管理條例》（國務院令[2007]504號修訂）頒布實施在先，明確保安服務為物業(yè)管理服務的內容之一，同時《保安服務管理條例》又規(guī)定了物業(yè)管理企業(yè)可以進行保安服務，只是進一步規(guī)定需要按照該《條例》的要求在取得服務權后進行備案和相關的培訓，所以投標人條件設為物業(yè)公司和保安服務公司均可參加并無不妥。
項目預算制定不準致廢標多
筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)以下幾種情況：
某些采購單位在實施項目前，單位物業(yè)管理采用的是傳統(tǒng)的臨時工模式，不符合《勞動法》、《勞動合同法》等法律法規(guī)規(guī)定，出現(xiàn)國家機關不能模范守法的現(xiàn)象，其預算制定按照以前的模式進行，不包含物管人員的交金（三險一金的簡稱，下同）等法定計提費用，又不計算起始費用，這樣的預算層層審批通過后，進行政府采購時當然會遇到所有實際報價均遠超過項目預算，最后導致廢標。
某些采購單位在做費用測算時完全違反經(jīng)濟規(guī)律，如第二年度物業(yè)管理增加了多項服務內容且增加了服務人數(shù)，沒有及時追加預算，憑想象認為超出了預算成交再補不遲，缺乏預算意識，導致最終廢標。
同屬一個主管單位或同一財政主管處室的兩家采購單位，相同類型服務項目的預算制定差別巨大，如某個案例單個人員綜合費用的差別達到30%以上，高的成交價和預算差一大截，低的成交價貼著預算走。
物業(yè)管理項目后期履約監(jiān)督欠缺
物業(yè)服務驗收標準和方案都在采購文件和投標承諾文件當中，但是后期服務履約實施是否有人監(jiān)督，監(jiān)督是否全面，是否有考核機制，誰來執(zhí)行，都存在問題。
供應商成交后，一般會出現(xiàn)下面的情況：是否按照采購文件的要求和標書承諾的內容履約實施；人員是否配足，是否按標書提出的標準配置人員，特崗人員是否按規(guī)定到位；承諾的費用是否按期實施，如幕墻清洗承諾一年一次，實際結果是根本沒有實施，這樣就省了很多費用；部分保潔、保養(yǎng)的內容是否降低頻次和質量，如一周一次變成了一月一次；承諾45歲以下人員，是否變成了配置50歲左右享受社保優(yōu)惠的人員，克扣了保險，省去部分交金。物業(yè)管理是多、廣、繁、雜的系統(tǒng)工作，如果采購單位沒有配備一定力量的人員進行考核或監(jiān)督，效果難免打折扣。
物業(yè)管理項目是否必須招標
物業(yè)管理委托期限沒有特別規(guī)定，"一年一招標"的好處是當?shù)诙陝趧铡⑽锪腺M用上漲，費用大量增加時，重新招標則確定了財政支付金額的依據(jù)。但對采購單位來講，更希望穩(wěn)定的服務隊伍，更愿意把服務期限設為2年或者3年，甚至更長。
投標人資質條件設置不合理將會限制供應商的參與。某些采購單位特別是某些強勢單位，刻意追求服務要求，肆意設置或抬高資質條件，認為設定高的資質和好的服務是必然的關系。實則不然。具體實踐中，集中采購機構應在尊重采購單位意見的基礎上結合項目規(guī)模的大小、社會關注度的大小，定一個適度的能被各方接受的資質等級。
江蘇從2012年6月1日起又一次上調最低工資標準，從原先的1140元調整為1320元。"人員最低工資"因素是報價范圍中供應商最不容易測算、承擔風險最大的因素，如服務期間出現(xiàn)上漲將會擠占當期一定的利潤。從合理性上講，該項政策性因素倒是應當單獨由采購單位來承擔較為合適。目前還是統(tǒng)一將該因素包含在總報價中，讓供應商來承擔這項政策性風險，不過隨著經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)最低工資上漲頻率的加快，該問題會更為突出。
各地服務類項目單項或批量采購都有公開招標數(shù)額標準。目前低于招標數(shù)額標準的物業(yè)管理項目招標的也多，有幾種原因，一是采購單位主動要求公開招標，二是同時考慮行業(yè)主管部門相關法規(guī)條例如《江蘇省物業(yè)管理招投標試行辦法》，進行公開招標。但是有些規(guī)模不大或一些單項的服務如保潔服務、保安服務等，標準較為統(tǒng)一，內容較為單一，使用競爭性談判采購方式其實更為合理高效。
各方協(xié)力 共促物業(yè)管理采購規(guī)范運行
集采機構不斷改進工作方法
1.做好采購文件的修改完善工作，主要體現(xiàn)在：
（1）統(tǒng)一評分標準，一個"標準"對外。
目前形成綜合性物業(yè)管理、單項保潔、單項保安服務項目各自的格式化采購文件范本、各自的評分標準。如所有公示對外的綜合性物業(yè)管理的評分標準，價格分均統(tǒng)一為30分，服務方案分統(tǒng)一為52分，并細分為14個子項，投標人綜合實力評價分18分統(tǒng)一為7大要素，每個項目均一樣。盡量做到不出現(xiàn)傾向性、限制性等不合理條款，并盡量實現(xiàn)評分要素量化及客觀化。
?。?）區(qū)分項目類型，明確相關內容。
如新項目則要求列出物業(yè)管理開辦費至少包括的內容。非新項目，則要求列出采購單位已有物資工具設備的清單（投標人須考慮損壞及更新因素）、消防監(jiān)控電梯空調等大型設施設備的使用情況、統(tǒng)一設備工具折舊年限等，行政辦公費用、保潔工具及耗材、保安器材、設備維護維修工具及耗材等均要求采購單位列出所必須包括的內容，確保各投標人在報價時起跑線的統(tǒng)一。
（3）體現(xiàn)服務人員最低配置數(shù)及相應排班情況。
如果在這一方面未作固定的要求，將導致人數(shù)低及不合理排班情況的報價占先，評委判定該因素不合理又沒有客觀依據(jù)，通過該條款的設置去除這部分不合理因素。
?。?）在采購需求中，不僅要明確相關的服務要求、不同崗位服務人數(shù)、員工的素質標準，同時還要求明確考核標準、違約責任等要素，使物業(yè)管理項目事前、事中、事后均有據(jù)可依。
2.加大宣傳力度，設定合理的資質等級，使更多的物業(yè)管理企業(yè)能參與進來，增加針對中小企業(yè)的項目專場，同時在項目法定程序公開答疑會中實現(xiàn)針對采購文件的完整講解和說明，將此手段作為對供應商培訓的輔助措施之一。
3.針對物業(yè)和保安行業(yè)間"打架"問題，作為政府采購平臺要"多管閑事"，通過行業(yè)協(xié)會在兩個行業(yè)間多進行宣傳和協(xié)調溝通，以法為據(jù)，多做說服工作，達成思想統(tǒng)一，避免矛盾的出現(xiàn)。
4.做好相關準備，等待定點采購操作最佳時點的到來。
定點采購是必然趨勢，但筆者所在市目前的情況暫不宜全面實施，目前需要做的工作是：
?。?）在定點采購實施前保證應采盡采，在量上作積累，同時將同類性質的項目并單實現(xiàn)"批量集中采購"。
?。?）完善相關制度及配套措施，出臺具體的管理辦法和考核體系。
（3）選擇特定金額以下的項目作嘗試，成熟后向全面的物業(yè)管理項目定點采購推進。
5.針對操作實踐中具體問題作一些探索性的試驗。
（1）建設部2004年第125號令《物業(yè)管理企業(yè)資質管理辦法》第八條的規(guī)定，明確了一、二、三級物業(yè)管理資質企業(yè)承接"非住宅類"項目時對項目規(guī)模的要求。各地原則上可以按照相應的管理面積的要求實施。
（2）最低工資剛性上漲屬不確定因素，又屬政策性因素，應建立相應的聯(lián)動機制和配套調整方案，應根據(jù)既定合同人數(shù)規(guī)定作為增加預算及財政撥付的依據(jù)。
（3）針對新項目建議采購單位設定委托期限為1年，因為首年度和次年度費用構成有區(qū)別，如一開始設定期限過長，次年度增加費用和預算時面臨合同執(zhí)行的困難；如為成熟的項目，則委托期限可設定相對長一些，一般也不宜超過3年，同時要求采購單位將項目預算和委托期限對應起來。
?。?）針對金額不大、標準明確的物業(yè)管理項目尤其是單項服務項目建議采用競爭性談判采購方式，讓中小企業(yè)增加參與政府采購的熱情和成功的機率。
各方合力促進相關工作
1. 采購單位及政府采購管理部門加強對后續(xù)合同的驗收和管理工作。
可以聯(lián)合出臺相關的合同履約實施辦法、誠信考核標準等配套法規(guī)文件。采取通報制、整改制等手段，對相關服務工作作分類考核。目前行業(yè)主管部門房管部門對機關辦公場所的物業(yè)管理的監(jiān)督也存在缺失，可以聯(lián)合該部門，定期或者不定期地進行行業(yè)大檢查，相信這是共贏的事情。一是對物業(yè)管理服務單位的履約情況及服務質量進行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時予以糾正并提出整改意見。二是進行現(xiàn)場監(jiān)督，對真實性、合理性、規(guī)范化程度進行監(jiān)督。三是對違反合同約定行為的供應商進行相應處罰。
2. 政府采購管理部門采取有效的措施和手段，從制度和規(guī)定上作有效的保障。
2011年××市財政局連續(xù)下發(fā)《××市財政局印發(fā)關于加強重大項目政府采購管理的實施意見》、《××市政府采購開標評標現(xiàn)場管理暫行辦法》，針對一些重大的項目和社會關注度較高的項目，明確要求進行匿名投標，對于技術標（主要是服務方案部分）采用匿名的方式，在相關的文字表述中不體現(xiàn)投標單位的名稱，并且加強評審現(xiàn)場規(guī)范工作，做到進一步的公正和公平，值得借鑒。
3. 物業(yè)管理行政主管部門要加強對行業(yè)行為、各方關系的研究。
尤其要針對機關辦公大樓的具體特點，加快完善相關的法律法規(guī)，促進依法管理，啟動專項的政府機關辦公場所物業(yè)管理市場，將其從住宅區(qū)物業(yè)管理市場中區(qū)分開來。目前，政府物價、房管等行業(yè)主管部門對住宅、高級寫字樓等物業(yè)管理有相應的指導性政策價格，而對政府機關辦公樓、醫(yī)院、學校、公共文體場館等特殊物業(yè)尚無具體收費標準。針對這個問題，可由財政牽頭，聯(lián)合物價、房管等行業(yè)主管部門，根據(jù)辦公樓的使用年數(shù)、層數(shù)、面積、設備數(shù)量內容、服務項目內容、當期人員工資水平等因素，定期發(fā)布物業(yè)管理收費標準，以避免無序競爭，促進行業(yè)發(fā)展。同時，具體的物管收費標準也可以使財政部門有相應的制定預算和撥款依據(jù)。
4. 針對預算制定的問題相關單位一定要加強業(yè)務學習，提高專業(yè)水準。
?。?）采購單位在制定預算的時候，多注意了解各種政策，多咨詢多論證。
?。?）主管部門在預算審核審批過程中必須充當"審計機關"，不能一批了之，出現(xiàn)一些奇怪和讓人笑話的結果。
?。?）當然，最后采購流程轉至集中采購機構的時候我們可根據(jù)以往的操作經(jīng)驗作相關提示，在前期解決相關問題，避免多走彎路、浪費資源和重復勞動。
5. 評審專家要積極凡對政府采購建言獻策，針對機關辦公場所這一特殊類別的物業(yè)管理，作積極的探討和建議。
6. 供應商要努力學習和提升相關政府采購的知識，在組織的統(tǒng)一的公開答疑會或定期培訓時，要專人負責認真參加，做到依法參與，保持良好的心態(tài)。
來源：政府信息采購報
