主持人：
中國政府采購報記者 馬金眈 鄭楊
嘉賓：
云之龍咨詢集團有限公司副總裁 韋明劍
中技國際招標有限公司副總經(jīng)理 段艷華
北京匯誠金橋國際招標咨詢有限公司總工程師 韓 駿
湖北省招標股份有限公司副總經(jīng)理 李海燕
陜西省采購招標有限責任公司副總經(jīng)理 李 萍
江西國政招標咨詢有限公司總經(jīng)理 朱珍珍
主持人：歡迎各位嘉賓來到今天的政府采購代理機構圓桌論壇，我們這一期的主題是“代理機構如何幫助采購人做好采購需求編制”。先請各位談談做好采購需求編制有何意義？
韋明劍：《中華人民共和國政府采購法實施條例》第十五條明確規(guī)定了編制采購需求的三個基本要求，即合規(guī)、完整、明確。作為一家專業(yè)的政府采購代理機構（以下簡稱代理機構），在收到采購人提供的采購需求或者協(xié)助采購人編制采購需求時，需要遵循法定程序，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，確保采購需求合規(guī)、完整、明確、可實現(xiàn)，讓采購人在最短周期內(nèi)，采購到最適配的貨物、工程或服務。
李海燕：采購需求分析做得好與壞直接決定了項目采購的成敗。對采購人而言，做好采購需求編制是實現(xiàn)“物有所值”目標的基礎。清晰的采購需求能精準匹配到最優(yōu)的供應商或方案，確保采購到的產(chǎn)品或服務真正解決業(yè)務痛點，實現(xiàn)資金使用效益最大化。對采購流程而言，是提升采購效率的保障。明確的采購需求能大幅減少后續(xù)澄清、質(zhì)疑和投訴，保障項目順利、高效推進，避免因需求模糊導致的流標、廢標風險。對風險管理而言，科學的采購需求是防范風險的防火墻。它能從源頭上規(guī)避排他性、傾向性條款，促進公平競爭，預防廉政風險。對市場而言，是優(yōu)化營商環(huán)境的體現(xiàn)，能夠促進行業(yè)健康發(fā)展?？茖W的采購需求能引導供應商進行良性競爭，讓供應商比質(zhì)量、比技術、比服務，而非僅僅拼價格。
段艷華：一方面，做好采購需求編制是為滿足采購人業(yè)務需要。它能確保最終采購到的產(chǎn)品、工程或服務真正符合使用要求，避免“買非所用”。另一方面，從源頭預防腐敗和糾紛?！疤靸r采購”“虛假采購” 等問題，往往源于具有模糊性、排他性甚至量身定做的采購需求，為減少權力尋租空間，應從源頭上保障采購活動的公平、公正，從而大幅減少供應商的質(zhì)疑和投訴。同時，對于供應商而言，除了能夠保障充分競爭，還能降低交易成本。他們無須花費額外精力去揣摩“采購人到底想要什么”或擔心其中是否有“貓膩”，可以更專注于提高方案質(zhì)量和控制成本。
李萍：采購需求是發(fā)揮政策功能的重要抓手。以陜西來說，這里的制造業(yè)、中小企業(yè)、高?？蒲性核Y源豐富，所以在編制采購需求時，我們會更加主動貫徹落實支持創(chuàng)新、綠色采購、促進中小企業(yè)發(fā)展等政策，讓采購需求成為服務地方經(jīng)濟發(fā)展的催化劑。
主持人：合理明確的采購需求不僅是保障采購質(zhì)量與效率的基礎，也是實現(xiàn)“物有所值”目標、防范采購風險的關鍵。那么，在實踐中，代理機構應如何幫采購人做好采購需求編制？
李萍：想要做好采購需求的調(diào)查分析工作，項目負責人必須具備“雙吃透”能力。一是要“向上”吃透國家政策，嚴格履行《政府采購需求管理辦法》。二要“向下”穿透業(yè)務場景，堅持“5W2H”工作法（Why—為什么；What—是什么；Where—何處；When—何時；Who—誰；How—怎么做；How much—多少），深入一線與最終用戶溝通，洞察其根本業(yè)務痛點，將“業(yè)務語言”精準轉(zhuǎn)化為“采購語言”，制定科學合理、厲行節(jié)約、規(guī)范高效、權責清晰的采購需求。在具體執(zhí)行中，我們建立了標準化流程，使用專業(yè)工具。比如建立標準化的需求調(diào)研與論證流程，包括市場調(diào)研、專家論證會、書面確認等環(huán)節(jié)。同時，應用SMART原則（指在制定目標時，目標應該是具體的、可衡量的、可實現(xiàn)的、相關的和有時間限制的原則）、功能與性能需求清單、全生命周期成本（LCC）分析、工作分解結構（WBS）等現(xiàn)代化管理工具，確保需求清晰、合規(guī)、可執(zhí)行、可考核，從源頭上提升采購成功率與資金使用效益。
朱珍珍：通常在接手項目后，我們會與采購人進行多輪深入溝通，明確采購目標、使用場景、預算范圍、技術參數(shù)、售后服務等關鍵要素。同時，我們會進行市場調(diào)研和法規(guī)政策梳理，確保采購需求既符合實際需要，又具備合規(guī)性和可操作性。
韋明劍：為做好采購需求代理，我們主要做好三方面工作。一是進行合規(guī)性審查，將法律法規(guī)明令禁止的內(nèi)容，或者存在唯一性、排他性等條款內(nèi)容向采購人提出核查意見，告知采購人可能存在的法律風險。如曾有采購人因當?shù)毓滩焕U納社會保障金而提出刪除依法繳納社會保障資金材料的要求，違反政府采購法律法規(guī)以及《中華人民共和國社會保險法》等相關規(guī)定。還有采購人在采購包含第二類和第三類醫(yī)療器械設備的救護車時，在供應商資格條件中沒有要求供應商應當取得醫(yī)療器械經(jīng)營許可證，違反了政府采購法律法規(guī)以及《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》等相關規(guī)定。二是審查采購需求的完整性。根據(jù)政府采購有關規(guī)定，采購需求包括技術、商務要求。技術要求是指對采購標的的功能和質(zhì)量要求，包括性能、材料、結構、外觀、安全，或者服務內(nèi)容和標準等。商務要求是指取得采購標的的時間、地點、財務和服務要求，包括交付（實施）的時間（期限）和地點（范圍）、付款條件（進度和方式）、包裝和運輸、售后服務、保險等。如某學校采購50套臺式電腦組建成一個多媒體教室，由于經(jīng)辦老師非常關注電腦主機配置要求，采購需求都是有關CPU、硬盤、主板、顯卡、聲卡的詳細參數(shù)要求，卻缺少顯示器、電源、鍵盤鼠標等參數(shù)要求，最后只采購到50臺主機。在實際實施采購過程中，我們遇到很多采購人提供的采購需求只包括技術要求，這些需求是不完整的。三是審查采購需求是否明確。很多采購人提供的采購需求中，出現(xiàn)類似“可”“可以”“可能”“可配”等模棱兩可的字詞，我們會跟采購人確認是否需要，若需要則建議修改為“具有”“具備”等明確詞語；如果不需要，則建議采購人刪除相關內(nèi)容。
李海燕：采購需求分析并非簡單的“記錄員”工作，而是代理機構提供專業(yè)價值的起點，我們公司通常通過“三步法”來開展工作。一是深度訪談與調(diào)研，我們的項目團隊會與采購人進行多輪、深入的溝通。目的不僅是了解他們“想要什么”，更要挖掘其“為什么需要”以及“最終要解決什么業(yè)務問題”。我們會全面了解項目的背景、預算、使用環(huán)境、現(xiàn)有設施、后期運維要求等。二是政策符合性審查與市場調(diào)研，在理解采購人意圖的基礎上，從政府采購法規(guī)政策角度進行合規(guī)性審查。同時，會開展市場調(diào)研，了解當前技術路線、主流產(chǎn)品、成熟方案、市場價格水平以及潛在供應商情況，確保需求既先進又可落地。三是專業(yè)化提煉與編制，將訪談和調(diào)研結果轉(zhuǎn)化為專業(yè)、清晰、無歧義的采購需求文檔。我們會運用專業(yè)知識和經(jīng)驗，將采購人的“想法”規(guī)范為技術參數(shù)、功能指標、服務標準、驗收方式等招標文件的核心要素，確保需求合法、合規(guī)、完整、明確。
段艷華：代理機構在拿到項目時，首先做的是對照《政府采購需求管理辦法》來審查需求文件的完整性和合法、合規(guī)性，通過與采購人溝通完善采購需求。從商務需求上，資格要求是否合理，是否與項目規(guī)模、復雜度匹配，交貨/服務期要求是否切合實際，首付款比例、驗收付款等條款是否公開，售后服務要求是否明確，響應時間、保修期限、內(nèi)容是否具體。從技術需求上，性能、功能、參數(shù)、標準是否清晰，是否遺漏核心功能或必要配件，技術參數(shù)是否為通用標準，是否指向特定品牌、型號，過高、過低的參數(shù)是否與項目實際需要相符，評審因素是否與需求條款對應，權重設置是否合理等。在實踐中，我們還要與采購人溝通，理解項目的最終目標和背后原因。代理機構不能只做“傳聲筒”，要多問“為什么”。例如：“為什么需要這個參數(shù)？”“這個功能具體用在什么場景？”“如果達不到會有什么影響？”通過提問，幫助采購人厘清真實、核心的需求，并通過市場調(diào)研驗證需求的可行性、普遍性和市場價格水平。此外，還邀請行業(yè)技術專家提出參考意見，了解市場上有哪些主流品牌和供應商，他們的產(chǎn)品技術方案、商業(yè)模式如何。必要時實施需求論證，組織采購人、行業(yè)專家、潛在供應商（可選擇性參加）召開論證會。共同探討技術路線的可行性、商務條款的合理性，尋找可能存在的排他性、歧視性條款，優(yōu)化需求方案。最后，將審查和分析后的需求，科學、準確地轉(zhuǎn)化為采購需求。
主持人：各位嘉賓在協(xié)助采購人做好采購需求編制方面都進行了積極的探索，形成了豐富的經(jīng)驗。但要真正成為采購人的“需求伙伴”，各位認為還有哪些方面可以改進？
韓駿：目前，行業(yè)企業(yè)已經(jīng)開始應用人工智能研究成果，協(xié)助開展需求調(diào)查工作。代理機構可以充分利用人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新一代信息技術，通過分析歷史投標信息、行業(yè)發(fā)展報告等數(shù)據(jù)信息，智能化解析行業(yè)發(fā)展趨勢、市場競爭、后期運行及備品備件等情況，自動識別排他性表述，使采購需求更加精準、更加合規(guī)、更加高效。
韋明劍：云之龍咨詢集團自主研發(fā)AI“政府采購數(shù)智化專家”，該系統(tǒng)的一個強大功能就是幫助采購人進行采購需求合規(guī)性審查。它能夠幫助采購人發(fā)現(xiàn)采購需求中存在的唯一性、排他性等歧視描述，幾秒鐘時間就能快速給出專業(yè)性的合法合規(guī)調(diào)整建議，幫助采購人有效規(guī)避采購需求合規(guī)性問題。雖然，人工智能在政府采購領域已經(jīng)初見成效，但是若成長到能成為一個擁有龐大知識庫的行業(yè)專家，還需要一定時間，還需繼續(xù)提升代理機構的人工智能專業(yè)能力。
李海燕：代理機構是“輔助者和專業(yè)顧問”，不能替代采購人進行決策。目前很多代理機構是在采購人已有初步意向甚至方案后才介入，錯過了最佳需求規(guī)劃期，建議推動代理機構或?qū)I(yè)咨詢機構更早地介入到項目的前期籌劃階段，從源頭確保采購需求科學合理。同時，專業(yè)化工具和標準化建設不足，行業(yè)缺乏統(tǒng)一、高效的需求調(diào)研和分析工具，以及分行業(yè)的采購需求標準范本庫。未來可以探索利用大數(shù)據(jù)、AI技術建立采購需求案例庫和知識管理系統(tǒng)，為需求編制提供智能輔助。另外，目前很多采購需求還停留在“買東西”階段，對于服務、工程等項目的需求，如何全面建立以目標和結果為導向的績效指標體系，并將其貫穿于采購全過程，仍需大量探索和實踐。采購需求管理是一項跨學科的復合型工作，要求從業(yè)人員既懂法律、采購流程，又懂技術、市場，還要具備出色的溝通、引導和項目管理能力。目前行業(yè)在此領域的專業(yè)人才非常稀缺。因此，無論是代理機構還是采購人單位，都需要高度重視復合型采購人才的培養(yǎng)和儲備。代理機構應加強內(nèi)部培訓，建立專業(yè)技術團隊，采購人單位也應設置專業(yè)的采購崗位，讓具備“業(yè)務—市場—法規(guī)”三重知識體系的復合型人才來牽頭采購需求管理工作。行業(yè)協(xié)會和高校也可以探索聯(lián)合設立更專業(yè)的培訓認證體系，為行業(yè)輸送更多高質(zhì)量人才。
李萍：一是強化“需求標準”建設。建議國家和省級層面能針對通用類產(chǎn)品、服務（如信息化系統(tǒng)、公車租賃等）出臺更細化、更科學的需求標準范本，為采購人和代理機構提供更具操作性的指引。二是深化“專家智囊”作用，建立更穩(wěn)定、更高質(zhì)量的專業(yè)咨詢專家?guī)欤⑼晟茖＜覅⑴c需求論證的激勵機制，讓真正的行業(yè)專家能深入、持續(xù)地為復雜項目提供技術支持。三是探索“數(shù)字化”工具應用，利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術，開發(fā)采購需求分析輔助工具，為需求編制提供數(shù)據(jù)參考和風險提示，提升工作效率。
朱珍珍：建議行業(yè)更加重視采購需求編制。同時，建議代理機構從傳統(tǒng)程序性服務向?qū)I(yè)化咨詢轉(zhuǎn)型，真正成為采購人的“需求伙伴”，共同推動采購需求走向科學化、精細化。
來源：中國政府采購報第1465期第4版
