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在采購活動管理過程中，各種不確定因素可能會引起供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)，尤其是在國際形勢復(fù)雜多變的情況下，為提高企業(yè)采購方面的供應(yīng)鏈運(yùn)營穩(wěn)健性，需采取一些風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。本文從采購活動過程中的需求計(jì)劃、采購、合同履行、庫存管理和供應(yīng)商管理這五個方面探討采購與供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)的處理與防范，采取相應(yīng)的措施或方法使風(fēng)險(xiǎn)減到最低或避免風(fēng)險(xiǎn)，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行，為企業(yè)提供思路。
一、引言
采購管理從采購的物資需求計(jì)劃開始到實(shí)施采購、物資進(jìn)貨及庫存控制以及對應(yīng)供應(yīng)商的管理都是供應(yīng)鏈管理中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。對企業(yè)而言，一個完整的采購活動管理過程有確定采購的物料、定價(jià)定商、質(zhì)控與到貨、庫存管理、售后服務(wù)、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)。環(huán)節(jié)眾多可能會產(chǎn)生諸多不確定因素，導(dǎo)致產(chǎn)生供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)，且這些風(fēng)險(xiǎn)隨著時(shí)間推移不斷變化、相互影響和進(jìn)一步傳遞，可能會引發(fā)延遲供貨甚至中斷的風(fēng)險(xiǎn)，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
現(xiàn)處于后疫情時(shí)代，各行各業(yè)受到了一定程度的沖擊，對供應(yīng)鏈來說也是非常嚴(yán)峻的考驗(yàn)。不少中小企業(yè)面臨成本提高、資金鏈斷裂的嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)，很多原本的訂單和商務(wù)活動被取消，影響更是沿著供應(yīng)鏈逐級放大；全球貿(mào)易戰(zhàn)、關(guān)稅、地區(qū)戰(zhàn)爭等風(fēng)險(xiǎn)，使國際供應(yīng)鏈運(yùn)營也面臨巨大的考驗(yàn)。這就要求企業(yè)在采購活動中對供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別及有效防范。
二、需求計(jì)劃環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范
確定采購物料需求計(jì)劃是采購流程的首要環(huán)節(jié)，采購部門接到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要的物資計(jì)劃任務(wù)后，應(yīng)充分了解所要采購的物資用途、結(jié)構(gòu)、性能等，以便在后續(xù)選擇采購方式、設(shè)置或洽談交易條件、確定價(jià)格及供應(yīng)商和進(jìn)貨控制中提供支持。尤其在態(tài)勢復(fù)雜多變的特殊時(shí)期，更要對全企業(yè)的物資需求品種、需求量、需求規(guī)律進(jìn)行深入研究，梳理可以改代利庫的物資，統(tǒng)籌可以批量采購的物資；對國內(nèi)外眾多的供應(yīng)商進(jìn)行分析研究，研判其是否具備應(yīng)對復(fù)雜態(tài)勢下的及時(shí)、保質(zhì)供應(yīng)能力。物資供應(yīng)部門需要繼續(xù)保證企業(yè)生產(chǎn)所需的各種物資能最大限度地降低企業(yè)采購資金被占用，適時(shí)適量進(jìn)行采購供應(yīng)。
而對那些采購難度較大、目前產(chǎn)品還不夠成熟、市場競爭度不夠的物資，如果在應(yīng)用中問題較多，則需及時(shí)向同行業(yè)企業(yè)了解此類物資的使用情況，同時(shí)建議需求部門減少大規(guī)模應(yīng)用，避免大量采購，把問題堵截在采購前期階段。并組織技術(shù)力量深入調(diào)研、分析，研判是否繼續(xù)使用此類產(chǎn)品。
三、采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范
對于物資采購工作，確定供應(yīng)商和物資價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、合同條款等永遠(yuǎn)是采購管理的重要議題。隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加速，任何企業(yè)都不能脫離國際市場，國際市場受疫情、地區(qū)戰(zhàn)爭、貿(mào)易戰(zhàn)、科技壁壘、金融危機(jī)、匯率等諸多因素的影響，聯(lián)動對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和采購供應(yīng)鏈造成影響，如果處理不當(dāng)，將會造成巨大損失。
采購作為企業(yè)與外部環(huán)境的接口，風(fēng)險(xiǎn)主要來自從發(fā)出采購訂單到收到貨物的采購提前期風(fēng)險(xiǎn)、原材料價(jià)格等波動風(fēng)險(xiǎn)、采購合同風(fēng)險(xiǎn)等。國內(nèi)采購活動的風(fēng)險(xiǎn)相對較低；全球采購活動因涉及跨國運(yùn)輸、海關(guān)核驗(yàn)核查等復(fù)雜環(huán)節(jié)，會產(chǎn)生更多不確定因素，風(fēng)險(xiǎn)較大。這些風(fēng)險(xiǎn)會給采購方的生產(chǎn)經(jīng)營帶來極大的不便甚至導(dǎo)致生產(chǎn)設(shè)備停工、生產(chǎn)效率降低，不能按正常計(jì)劃生產(chǎn)運(yùn)營等情況。
因此，在充分分析、預(yù)測企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，必須進(jìn)行采購與供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)的處理與防范。
（一）招標(biāo)采購
采購預(yù)算金額超過50萬元的單套設(shè)備或批量物資，提供一般采取公開招標(biāo)的采購方式。相對來說，招標(biāo)需要的時(shí)間較長且缺乏彈性、采購文件繁瑣，若考慮不周可能會導(dǎo)致招標(biāo)失敗，或出現(xiàn)應(yīng)標(biāo)供應(yīng)商靠降低產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量低價(jià)中標(biāo)，而提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)商因沒有價(jià)格競爭力而被淘汰，采購方因此采購到劣質(zhì)產(chǎn)品或不是最佳的產(chǎn)品，但該招標(biāo)結(jié)果又不具更改性質(zhì)，處境較為被動。
對企業(yè)來說，招標(biāo)成功率不僅僅是KPI指標(biāo)問題，招標(biāo)失敗也會影響生產(chǎn)、建設(shè)物資的及時(shí)供應(yīng)；產(chǎn)品質(zhì)量關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)安全，必須充分做好招標(biāo)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，以減少流標(biāo)或采購到不符合技術(shù)要求的物資。按照《招標(biāo)投標(biāo)法》第五條規(guī)定，“招標(biāo)投標(biāo)活動應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正和誠實(shí)信用的原則”，進(jìn)行公平競爭審查、合法性審核，根據(jù)招標(biāo)采購項(xiàng)目實(shí)際需要，設(shè)置相適應(yīng)的資格、技術(shù)、商務(wù)條件，選擇合適的業(yè)主代表參評。
1.制定合理的招標(biāo)方案
物供部門應(yīng)與各級專業(yè)技術(shù)人員通力合作，對招標(biāo)物資的技術(shù)條件進(jìn)行合理定位、調(diào)查供應(yīng)市場；在避免特定的專利、商標(biāo)、品牌、零部件、原產(chǎn)地、供應(yīng)商和設(shè)置具體特點(diǎn)與實(shí)際需要不相適應(yīng)的資格、技術(shù)條件的情況下，關(guān)鍵設(shè)備相對要保持高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，綜合考慮產(chǎn)品制造行業(yè)現(xiàn)狀和實(shí)際資質(zhì)、體系認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)等因素，合理設(shè)置招標(biāo)文件的否決項(xiàng)及其他約束條件，做到既符合《中共中央 國務(wù)院關(guān)于加快建設(shè)全國統(tǒng)一大市場的意見》第二十六條“持續(xù)清理招標(biāo)采購領(lǐng)域違反統(tǒng)一市場建設(shè)的規(guī)定和做法”的相關(guān)要求，也能最大限度地保證投標(biāo)物資的質(zhì)量，以及有3家以上同競爭度的供應(yīng)商按照招標(biāo)文件要求自主優(yōu)選適用于生產(chǎn)特點(diǎn)的產(chǎn)品參與投標(biāo)，充分競爭；加強(qiáng)招標(biāo)文件的編制管理及審核，招標(biāo)文件的條款要具體、明確，不產(chǎn)生歧義，便于投標(biāo)商正確理解和響應(yīng)。重要物資的招標(biāo)文件應(yīng)盡量先通過采購專家組集中討論后再報(bào)批。
合理的價(jià)格和條件設(shè)置，可以避免投標(biāo)商哄抬標(biāo)價(jià)或避免某些供應(yīng)商不顧后果搶標(biāo)而引起所招標(biāo)物資的生產(chǎn)質(zhì)量和順利交貨問題。重要物資或金額較大的物資，編制招標(biāo)方案時(shí)應(yīng)設(shè)置最高限價(jià)以及適宜的評標(biāo)辦法。利用大數(shù)據(jù)分析物資成本，綜合考慮招標(biāo)物資的實(shí)際行業(yè)景氣程度、競爭度、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)、是否涉及貿(mào)易戰(zhàn)范疇產(chǎn)品關(guān)稅、技術(shù)壁壘等因素，客觀、合理地設(shè)置最高限價(jià)和評標(biāo)方法。
物資交貨期需預(yù)估設(shè)定一定的提前期風(fēng)險(xiǎn)因素，在滿足項(xiàng)目施工進(jìn)度的情況下，給投標(biāo)方響應(yīng)交貨期最大機(jī)會。
對投標(biāo)商的類型設(shè)置，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求物資的特點(diǎn)，適當(dāng)擴(kuò)大投標(biāo)商范圍，如允許國外產(chǎn)品的代理商或流通商參與投標(biāo)，加大招標(biāo)物資的尋源寬度。
2.評標(biāo)階段的合理分工合作
近年來，招標(biāo)多數(shù)采用遠(yuǎn)程異地分散在線評標(biāo)的電子化招標(biāo)方式。電子招標(biāo)是在密閉環(huán)境并受監(jiān)控的狀態(tài)下進(jìn)行的，不允許評委或業(yè)主代表以外的人員進(jìn)入?yún)f(xié)助評標(biāo)工作。因此，對于采購部門評標(biāo)前需與技術(shù)部門或用戶充分溝通，推薦最合適的人員作為業(yè)主代表參與評標(biāo)。由于是遠(yuǎn)程異地評標(biāo)，應(yīng)根據(jù)物資實(shí)際情況，建議招標(biāo)時(shí)評委分工盡量合理，充分發(fā)揮評標(biāo)人員的專長，使評標(biāo)工作順利進(jìn)行。
（二）執(zhí)行框架協(xié)議的物資采購
對企業(yè)內(nèi)執(zhí)行框架協(xié)議采購的物資，如電氣、儀表等專業(yè)產(chǎn)品，多數(shù)涉及芯片組成和受原材料價(jià)格聯(lián)動。因而，需針對不同性質(zhì)的框架協(xié)議物資，制定不同的防范對策。
固定價(jià)格的框架協(xié)議物資，如主要涉及核心元件芯片的供貨，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注元件缺件和交貨期，根據(jù)需求時(shí)間提前風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測，盡早計(jì)劃盡早下達(dá)采購訂單。
框架協(xié)議采購價(jià)格與原材料價(jià)格聯(lián)動的物資，有電動機(jī)、變壓器、開關(guān)柜、母線、電纜等，如果需求量少，關(guān)注重點(diǎn)應(yīng)由原材料價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)向產(chǎn)品制造周期和提前期風(fēng)險(xiǎn)。由于新能效要求，物資制造周期相較以往的時(shí)間更長，如電動機(jī)、變壓器等，交貨期大約需要4個月以上，貨源緊張，必須提前計(jì)劃，重點(diǎn)監(jiān)控。對于與原材料價(jià)格聯(lián)動且需求量大的框架協(xié)議物資，在項(xiàng)目需求時(shí)間允許的情況下，可以重點(diǎn)關(guān)注價(jià)格趨勢，在聯(lián)動價(jià)格相對低位的時(shí)間適時(shí)下達(dá)采購訂單，為企業(yè)節(jié)省采購資金。
（三）詢比價(jià)采購
小于50萬元預(yù)算的非框架協(xié)議物資，通常采取電子商務(wù)系統(tǒng)的公開詢比價(jià)方式，詢比價(jià)一般是指至少三家供應(yīng)商進(jìn)行比較以確保價(jià)格具有競爭性的一種方式，當(dāng)然也包括經(jīng)過公示的獨(dú)家配件或獨(dú)家指定的特殊邀請?jiān)儍r(jià)情況。公開詢比價(jià)相對于招標(biāo)而言，具有采購周期短、采購成本低、方法靈活等特點(diǎn)。在這個過程中，在規(guī)章制度允許范圍內(nèi)選擇合適的供應(yīng)商至關(guān)重要，一定程度上應(yīng)考慮供應(yīng)商提供設(shè)備、配件服務(wù)的能力。因?yàn)檫x擇不合適、不具備服務(wù)能力的供應(yīng)商產(chǎn)生的不良影響會持續(xù)一定時(shí)間，而選擇高質(zhì)量、具備很強(qiáng)服務(wù)能力的供應(yīng)商，它的良好影響也會持續(xù)多年，尤其是在復(fù)雜態(tài)勢下對風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對能力。采購員應(yīng)掌握各種定價(jià)方法，充分分析價(jià)格因素，把準(zhǔn)時(shí)機(jī)談判，以取得滿意且合理的采購價(jià)格，加強(qiáng)對物資交貨期、質(zhì)量、送貨、服務(wù)及風(fēng)險(xiǎn)賠償?shù)雀鞣N限制條件的分析，再制定合同條款。
四、合同履行及到貨過程的風(fēng)險(xiǎn)防范
采購合同要充分考慮合同標(biāo)的物質(zhì)量條款的履行、供貨時(shí)間、產(chǎn)品價(jià)格等因素，以及如運(yùn)輸保險(xiǎn)的保護(hù)性條款設(shè)計(jì)、采購設(shè)備在調(diào)試保用期內(nèi)的條款安排、對履約保證的約束設(shè)定、延期違約賠償金的懲罰、不可抗力與合同爭端的解決、標(biāo)的物的檢驗(yàn)條款等，忽視以上任何條款有可能會引發(fā)采購合同風(fēng)險(xiǎn)而導(dǎo)致采購失敗。采購合同簽訂后，工作關(guān)注重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)移到提前期風(fēng)險(xiǎn)防控上，如對廠家備料、產(chǎn)品制造、監(jiān)造和出廠的節(jié)點(diǎn)監(jiān)控上；或?qū)Υ砩?、中間商的訂貨跟蹤上。
作為采購方要跟蹤供應(yīng)商備料情況，對于重要物資還需跟蹤排產(chǎn)、制造及質(zhì)量控制。對于筆者所管專業(yè)物資，如電動機(jī)、電加熱器等物資，需委托監(jiān)造公司人員進(jìn)駐生產(chǎn)廠家進(jìn)行監(jiān)造或靈活地采取監(jiān)造公司技術(shù)人員在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)到相關(guān)生產(chǎn)廠現(xiàn)場進(jìn)行訪問、見證，這樣既可以大大節(jié)約監(jiān)造費(fèi)用，也能繼續(xù)保證產(chǎn)品質(zhì)量。
運(yùn)輸進(jìn)貨是采購過程中的重要環(huán)節(jié)，隨機(jī)因素多、風(fēng)險(xiǎn)大，要加強(qiáng)這個環(huán)節(jié)的控制以降低風(fēng)險(xiǎn)。如新冠疫情期間，國內(nèi)外很多公司停工停產(chǎn)，產(chǎn)品產(chǎn)不出、有貨發(fā)不出，風(fēng)控時(shí)物流阻力大，物品難以運(yùn)輸導(dǎo)致不能及時(shí)送達(dá)，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。因而在進(jìn)貨控制時(shí)，采購員、過程控制員要相互配合，與供應(yīng)商保持信息暢通、督促供應(yīng)商保持敏捷性、監(jiān)督供應(yīng)商進(jìn)貨進(jìn)程。對節(jié)點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測，協(xié)助供應(yīng)商制定應(yīng)急處理方案直至貨物安全到達(dá)企業(yè)倉庫，避免因供應(yīng)延期或失敗引起的中斷風(fēng)險(xiǎn)。
五、庫存管理的風(fēng)險(xiǎn)防范
為了應(yīng)對突發(fā)的采購風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營，在庫存管理環(huán)節(jié)，企業(yè)要調(diào)查、整理需要物資，并根據(jù)歷史同期物品消耗情況與企業(yè)近期需要，編制庫存計(jì)劃，平衡科學(xué)采購、庫存資金占用與供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)之間的關(guān)系，適當(dāng)保留高一點(diǎn)的庫存作為填充庫存，以抵消部分因市場響應(yīng)不靈敏或其他原因的風(fēng)險(xiǎn)。
針對不同品種的物資，如物資本身價(jià)格不高但種類繁多且企業(yè)需求頻繁的通用物資，采用寄售方式，與供應(yīng)商協(xié)商把庫存放在供應(yīng)商定期結(jié)算。既保證企業(yè)需求又可以減少庫存資金占用風(fēng)險(xiǎn)。
對于重要的或戰(zhàn)略性物資，由于對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營影響重大，則應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的市場調(diào)研和需求預(yù)測，并設(shè)置一定規(guī)模的安全庫存，防止因缺貨而影響生產(chǎn)，防止造成供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。安全庫存的數(shù)量也要基于采購該物資的難易程度和供貨周期來作調(diào)整，難采購的、供貨周期長的宜儲備多一些，并要及時(shí)進(jìn)行安全庫存的補(bǔ)庫采購工作。
六、供應(yīng)商管理
供應(yīng)鏈作為一條紐帶將企業(yè)和供應(yīng)商緊緊連接在一起，每個成員之間是平等、信任、相互尊重的，企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作就會愉快，供應(yīng)鏈的運(yùn)作也會通暢。企業(yè)應(yīng)從管理層開始建立與重要供應(yīng)商長期戰(zhàn)略合作意識，選擇有優(yōu)勢、有實(shí)力、合適的供應(yīng)商作為戰(zhàn)略合作伙伴以保證企業(yè)穩(wěn)定的貨源供應(yīng)、獲取及時(shí)準(zhǔn)確的市場信息、快速高效的物流及高質(zhì)量的產(chǎn)品和售后及技術(shù)服務(wù)。在復(fù)雜態(tài)勢下，與關(guān)鍵設(shè)備供應(yīng)商建立或保持平等的長期穩(wěn)定合作關(guān)系尤其重要，供應(yīng)鏈成員之間加強(qiáng)信息的交流與共享，共同優(yōu)化供應(yīng)鏈的決策過程，從而減低或化解復(fù)雜態(tài)勢下供應(yīng)鏈中的風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對供應(yīng)商的激勵，構(gòu)成雙贏系統(tǒng)。
對于框架協(xié)議物資供應(yīng)商，在確保供應(yīng)商能夠提供最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品、服務(wù)和最及時(shí)的供應(yīng)基礎(chǔ)上，確定最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，并與該部分供應(yīng)商維護(hù)和發(fā)展為良好的、長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。
而非框架協(xié)議物資供應(yīng)商，在價(jià)格適宜、保證產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期的同時(shí)，優(yōu)先考慮距離近的供應(yīng)商。因?yàn)榈乩砦恢媒?、送貨時(shí)間短，可以在緊急缺貨時(shí)快速送貨，在需要供應(yīng)商現(xiàn)場服務(wù)時(shí)，也能快速、安全到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行技術(shù)服務(wù)。
七、總結(jié)
供應(yīng)鏈在日常運(yùn)作中的風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，且隨著供應(yīng)鏈的全球化發(fā)展和新的復(fù)雜態(tài)勢加劇對世界經(jīng)濟(jì)以及各行各業(yè)的影響，這種風(fēng)險(xiǎn)將會越來越大。面對前所未有的復(fù)雜局面，我們要沉著應(yīng)對，在采購活動中進(jìn)一步加強(qiáng)對采購與供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)的防范管理，提高供應(yīng)鏈彈性和柔性；因風(fēng)險(xiǎn)的影響力不同而采取不同的應(yīng)對策略，降低由于各種不確定因素引發(fā)的供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險(xiǎn)的影響；加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增進(jìn)自身業(yè)務(wù)水平和應(yīng)對采購與供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)的處理能力；處理和建立好與供應(yīng)商的關(guān)系，特別是那些對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運(yùn)作影響重要的供應(yīng)商，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展創(chuàng)造一個好的供應(yīng)鏈環(huán)境。
作者：黃愛珍
作者單位：中國石油化工股份有限公司廣州分公司物資供應(yīng)中心
來源：本文首發(fā)于《招標(biāo)采購管理》2024年第6期。
