〔背景資料〕
A單位委托B代理機構對C工程進行招標，該項目投資2500萬元，是當年的重點項目，A單位非常重視。
考慮到該項目投資金額相對較小，且地點偏僻，施工成本大，B代理機構建議采取資格后審，并適當降低施工單位的資質等級要求。但A單位對此反對。
不能說服A單位，又擔心承擔責任，B代理機構讓A單位對相關公告和文件均作了簽字確認。最終，該項目采用了資格預審。
在確定供應商資質時，A單位要求較高而全。A單位計劃該工程于年內(nèi)開工，因此在招標范圍未完全確定的情況下，就催促盡快開展招標工作。B代理機構倉促發(fā)布了資格預審公告。
在資格預審文件發(fā)售期內(nèi)無人報名，前來咨詢的單位均反映資質要求過高、成本過大。A單位與B代理機構溝通后，降低了資質等級要求，并發(fā)出了二次資格預審公告，終于有三家投標人前來報名，并均通過了資格預審。
在招標文件發(fā)售后、投標單位準備投標文件的過程中，A單位不斷要求B代理機構對招標文件進行變更調整，使得投標單位反復來人領取澄清和修改的文件，并不斷修改工程量清單。
開標當天，其中一家投標單位的保證金已匯出，但未在招標文件規(guī)定的時間到賬；另一家投標單位未按招標文件的規(guī)定在開標時出具法人代表授權書。這兩家投標單位的投標文件被判無效，僅剩一家合格投標人，此次開標失敗。
開標的失敗，導致工程項目整個工期的推遲，A單位對此很不滿意。B代理機構拿出了該項目的整個過程記錄，從確定招標方案起直至開標，表示每個步驟都有業(yè)主方的簽字；對于資質要求，招標文件中所涉要求是業(yè)主方堅持并簽字確認的……整個項目過程都有業(yè)主單位簽字，B代理機構認為自己沒有責任。
對于這樣的解釋，A單位非常不滿意，并將后續(xù)招標項目全部另行委托給了其他招標代理機構。
〔問題分析〕
B代理機構在整個事件中當真沒有責任嗎？
從《招標投標法》對于招標代理機構的定義來看，招標代理機構是指受招標人委托，代為從事招標組織活動的中介機構。
但招標代理機構不能簡單、機械地對招標人的要求惟命是從，而是應幫助招標人擬定招標文件（受其委托的情況下可代理編制招標文件），依據(jù)招標文件的規(guī)定，審查投標人的資質，組織評標、定標工作，提供與招標代理業(yè)務相關的服務（包括提供與招標活動有關的咨詢、代書及其他服務性工作）。從這個角度看，B代理機構在該工程項目中所做的工作也就難稱盡職了。
招標代理機構的實力，不僅反映在專業(yè)人員的數(shù)量和服務質量上，更多應反映在對相關法律法規(guī)的靈活運用上，以及根據(jù)每個項目的特點向業(yè)主提出切實可行的建議和專業(yè)細致的服務。如何展現(xiàn)自身的特點，為業(yè)主做好招標服務工作，這是值得每個招標代理機構工作人員認真思考的問題。
代理機構在采購業(yè)務代理中應注意哪些問題？
一、提高自身專業(yè)水平，針對不同項目提供個性化服務。
招標代理機構的行業(yè)定位應是服務機構，而服務行業(yè)制勝的關鍵之一，就是“專業(yè)細致的服務”--必須清楚如何讓被服務者感覺物有所值；學會站在被服務者角度思考問題。當然，招標工作必須維護好“三公誠信”原則--這會從一個側面體現(xiàn)一個規(guī)范機構的專業(yè)與操守。
打個比喻：有兩家酒店，一家嚴格按照酒店管理規(guī)章按部就班工作，而另一家則在做好基本服務的同時，還針對每位顧客的不同要求提供更周到的服務。那么作為顧客來說，多數(shù)人還是喜歡這種人性化的關懷。
同樣的道理，業(yè)主委托招標代理機構進行招標，看重的是其豐富的法律法規(guī)知識和經(jīng)驗。招標代理機構應將政策法規(guī)融會貫通地應用到每個具體招標項目中，為不同業(yè)主提供個性化服務，而不是所有招標項目不分服務對象與客觀實際，生搬硬套各類行政法律法規(guī)走過程。
而上述案例中，從工程項目招標工作開展之初商定招標方案時，B代理機構就應充分地分析項目特點，并立足于項目特點向業(yè)主提出合理化建議；針對項目特點，注意溝通方式方法，要耐心解釋自己的觀點，在業(yè)主提出不同意見時，應進一步闡明自身提出建議的原因，并堅持自己的主張。
①要客觀分析，提出合理化建議。在商定資格審查方式時，很多業(yè)主都喜歡采用資格預審的方法，似乎覺得這樣顯得項目過程較為“正式”。可是，如果招標代理機構能夠對項目情況進行客觀分析，向業(yè)主說明該項目“實施地點偏僻、工程利潤不大”，并說明可能出現(xiàn)的后果（預計報名投標單位數(shù)量不會太多），再向業(yè)主建議應采用資格后審，這樣有助于降低招投標成本，既增強競爭力，又滿足業(yè)主的需求。如此操作后，業(yè)主應該會比較容易接受招標代理機構的建議。
②耐心解釋和善意提醒。在商定資質要求的環(huán)節(jié)，招標人A單位因重視項目而盲目采用了大而全的方式，將資質等級設定得過高。作為專業(yè)的招標代理機構，首先要理解業(yè)主對項目重視的心情，但不要盲從于業(yè)主這種大而全的資質設定，否則可能排斥潛在投標人，并有違法律法規(guī)的相關規(guī)定。而且如果工程難度要求不高，一般資質等級的施工單位就可以滿足要求。因為資質等級高的投標單位，并不一定非?？粗剡@樣的項目（該項目投資金額僅2500萬元），即使參加投標，也可能將項目轉給下屬單位完成，根本達不到業(yè)主最初期望的高資質、高質量。因此，招標代理機構如果僅是因為擔心與業(yè)主爭執(zhí)有可能失去委托而沒有盡到提醒的責任，就可能會因為上述假設的出現(xiàn)而導致整個招標項目失敗。如果這樣即使是前期各方面服務都做得很好，僅僅這一項差錯，就可能使所有的良好服務都付諸東流。
③注意溝通方式方法。在招標代理機構向業(yè)主提出合理化建議時，需要講究方式方法。在說服業(yè)主的過程中，如果雙方溝通的方法不對，不僅不能使業(yè)主信服，反而容易形成一種爭論的局面。這就需要招標代理機構從業(yè)人員在平時加強學習，提升職業(yè)素質與修養(yǎng)。如若能在雙方的溝通過程中方法得當、有理有據(jù)，告訴業(yè)主“為什么可以這樣做、為什么不能那樣做，依據(jù)的法律條文是什么”等等，就會令業(yè)主感覺到招標是一種嚴肅的、受招標投標相關法律約束的行為，而招標代理機構的說法、做法也是具有權威性的，這樣就會令業(yè)主單位比較信服和信賴。
二、把握法律法規(guī)尺度，為參與各方提供專業(yè)化服務。
招標采購代理機構作為中介機構，其所服務的對象，不僅是有業(yè)主，還要面對每一家投標單位。
客觀地說，部分投標單位的確對招標代理機構有所敬畏，但這種“敬畏”是基于招投標法律法規(guī)指導下的、嚴肅的招投標活動，而非針對招標代理機構的某個人。招投標工作是需要招標人、招標代理機構和投標人共同經(jīng)營的一個過程，缺少任何一方的配合，都不能順利進行。在這個過程中，招標代理機構起到的是聯(lián)絡、協(xié)調的作用。
?、俳ㄗh先定范圍，再發(fā)文件。上述資料中，B代理機構應該建議A單位在確定好招標范圍之后，再對外發(fā)布招標文件，這樣不僅可以最大限度地選擇適合的投標單位，也可以使投標人減少修改工作量，確保招標項目順利進行。
?、谝托募氈?，完善細節(jié)。招標過程中還有一些細節(jié)性的工作，現(xiàn)行法律法規(guī)中并沒有規(guī)定招標代理機構必須去做。比如上述資料中提到的提醒投標人及時繳納投標保證金、開標時攜帶法人代表授權書等工作。這對于招標代理機構從業(yè)人員來說，只不過是舉手之勞的小事，但是對于投標人，特別是一些初次參與投招投標工作的投標人而言，就很有可能成為決定其投標成敗的關鍵因素。對于這一點，在實際工作中也應注意，這也從側面反映出一家招標代理機構的工作是否耐心細致。要知道，在某些時候，這個項目的投標人可能會成為下個項目的招標人，在無形中還可以為招標代理機構帶來潛在客戶。
?、蹆?yōu)質品牌服務，貴在細致入微。隨著招標市場的不斷完善，在未來的競爭中，價格和招標文件技術含量的差別正在逐步縮小，影響招標人選擇招標代理機構的因素，除了公司擁有相應的資質和業(yè)績外，關鍵還是在于在既往項目中所提供的優(yōu)質高效的品牌服務及良好的口碑。這種品牌及口碑，來自于平日工作中的細致入微和一點一滴的積累，這種積累來自招標采購工作的不斷創(chuàng)新、不斷完善，注重微小細節(jié)的改進，也是來自招標人、投標人等社會方方面面對招標采購工作的認可，有道是：與人方便，與己方便--一個善意的提醒，為對方解決了一個潛在的問題，看似不經(jīng)意的細節(jié)，卻是招標代理機構服務成敗的關鍵所在。
來源：政府采購信息網(wǎng) 作者：張芊
