招標文件是招標人向潛在投標人發(fā)出并告知項目需求、招投標活動規(guī)則和合同條件等信息的要約邀請文件，是招標、投標、評標、定標的唯一直接依據(jù)，就像整個招標采購項目的指揮棒一樣，如果指揮棒本身所指的方向有誤，那各方后期免不了兜圈子、走彎路，甚至采購結果和最初的采購需求也會南轅北轍。所以，在招標采購中，一定要高效、規(guī)范、準確、嚴謹?shù)鼐幹普袠宋募?/p>
從實踐來看，編制出高質(zhì)量的招標文件，要求招標采購人員把好四個維度上的舵，這四個維度分別是：遵循公開公平公正的原則，遵守政府采購相關法律法規(guī)要求，體現(xiàn)政府采購的政策功能要求，要恰到好處地貼合采購人的需求。
如何把舵呢？就是要招標采購人員具備一種綜合把控能力，把這四個維度上的舵盤分別超一個點駛進，這個點就是編制出“高效、規(guī)范、準確、嚴謹?shù)恼袠宋募薄?/p>
那如何才能實現(xiàn)四路合一匯聚一點呢？這需要招標文件編制人員闖過八道關。
前期準備關
接到項目委托后，招標采購機構應根據(jù)采購人提交的項目資料，從政策、資金、市場、技術、生產(chǎn)、銷售、服務等諸方面，對項目進行全方位、多角度地市場調(diào)研，為編制招標文件做好前期準備。在調(diào)研過程中，對一些專業(yè)性強、技術復雜的項目，還應聘請有關方面的專家和技術人員進行論證，進一步掌握采購人的采購需求，為編制高質(zhì)量的招標文件做好充分準備。
而實踐中，一些招標采購機構在編制招標文件時，往往套用現(xiàn)成的招標文件范本，商務部分和程序部分基本是一成不變，只是把采購人提交的項目內(nèi)容和要求及項目的技術資料進行簡單替換，至于采購人提供的參數(shù)是否存在錯漏，是否符合國家有關法律法規(guī)規(guī)定，是否存在歧視性、傾向性或其他有悖政府采購原則的內(nèi)容，則并不注意著重審查，導致招標采購活動一開始就向不規(guī)范的方向傾斜，這是非常不負責任的行為。
明確需求關
在實踐中，有些招標采購機構在招標文件編制前或者編制過程中，沒有對采購人的需求進行分析，設備及服務的技術指標參數(shù)、工藝方法、質(zhì)量要求、驗收標準、服務項目不明確，招標文件沒有也不可能全面準確反映采購人的需求，同時也造成投標人對招標文件理解偏差或定位不準。
另外，在一些招標文件中，商務條款、使用環(huán)境、現(xiàn)場條件，甚至具體到交貨期、保修期等條件都不明確，直接影響到了產(chǎn)品的配置和質(zhì)量，影響到投標人的投標方案和正常報價。
如果在招標文件中不對這些問題進行明確，一來會給投標人編制投標文件帶來困惑，二來也會使最終的采購結果偏離采購人的真實需求。所以，采購需求一定要明確，這是在招標文件中和評審要素相并列的兩大要點。
公平對待關
公平對待每一個潛在投標人，在招標文件中無傾向性和歧視性條款，這是對招標文件的基本要求。但在招標采購中，采購人往往會提出一些限制性條件，影響到招標文件的公平公正性。比較明顯的，如標注產(chǎn)品品牌、規(guī)格、型號等；比較隱蔽的，如在產(chǎn)品的功能、技術參數(shù)、性能指標等方面的描述在形式上模糊不清，讓人抓不住實質(zhì)。
要解決這個問題，可以建立咨詢論證制度，邀請有關專家進行集體分析、論證。如有必要，還可以采用預詢價、市場調(diào)查等其他方式，征求有關供應商的意見，確保招標文件合法合理、公平無傾向性。
權益保護關
招標采購與采購人和供應商的利益攸關，如何在招標過程中既保護采購人的利益，又保護供應商的利益，這是招標文件編制過程中應格外注意的問題。
但在這一環(huán)節(jié)，供應商的權益被侵害的可能性要更大一些。如把特定技術條款寫入招標文件的必備條款，使大多數(shù)供應商失去投標資格；在編制招標文件時，對投標供應商的資格條件作一些限制性規(guī)定等。這兩種做法的目的都是排除有競爭力或外地供應商。
實踐中還有一種情況，即供應商按正常的資格審查規(guī)定和標準是符合要求的，但招標方故意抬高資格條件門檻，或增加不合理的內(nèi)容或條款，使之不符合要求。這種情況下，不僅損害了供應商的權益，也損害了采購人的利益，因為可能會使各方面都滿足條件的供應商錯失中標機會。
所以，編制招標文件時必須注意內(nèi)容的合法性、合理性，保護采購各方當事人的利益不受損害。
信息公開關
政府采購的公開原則，主要指信息要公開，因此招標采購中最關鍵的就是要把招標采購信息公開化，讓所有的潛在供應商及有關方都能充分了解采購信息。
在招標采購實踐中，信息風險主要體現(xiàn)在三方面：不完全信息風險、信息不對稱風險和信息遺漏風險。其中不完全信息風險主要表現(xiàn)為招標采購機構搜尋的市場信息不完全，影響正確的采購決策，從而形成一定風險。信息不對稱風險主要表現(xiàn)為采購人與招標采購機構的信息不對稱、供應商與采購人的信息不對稱、招標采購機構與供應商的信息不對稱，應特別注意由于人為因素造成供應商獲得信息不均等的情況。信息遺漏風險主要是因為信息傳遞環(huán)節(jié)越多，信息遺漏的可能性增加，進而產(chǎn)生采購信息風險。
所有這些信息風險，在招標文件中都應最大程度地予以排除。
項目分包關
在招標采購中，常遇到一些內(nèi)容繁多、技術復雜、涉及多個行業(yè)的采購項目。對于這類項目，單個供應商很難獨立完成，需要招標方按工藝或類別分成幾個相對獨立的標段，也就是常說的分包，由不同供應商來分別完成。
比如一個系統(tǒng)集成工程，需要有設備供應、網(wǎng)絡綜合布線施工、系統(tǒng)集成等；一個裝飾改造工程，需要有建筑工程、裝飾工程、安裝工程、建材供應、裝飾材料、水電器材供應等，還包含網(wǎng)絡部分等。
對于需要分包的項目，必須在招標文件中明確和詳細說明情況，將不同分包的項目內(nèi)容（包括設備、材料供應和施工）和技術要求載明。
在確定分包時，除考慮項目因內(nèi)容、技術原因需要分包外，還必須考慮投標人在一定時間內(nèi)的有限履約能力。有的項目在招標時，由于招標文件沒能明確指出分包界線，或者分包不準確，使得投標人對招標項目理解不透徹，造成投標內(nèi)容不完整，報價不準確，致使投標無效。即使不作為無效投標，也會給后期的評標工作帶來難度，不僅造成不必要的損失，也影響到招標質(zhì)量。
因此編制招標文件時，必需考慮項目是否需要分包；對需要分包的項目，必須明晰各分包的界線，有利于供應商投標，有利于評委會評標。
標準制定關
在評標時，評委會主要依據(jù)的是招標采購機構制定的評標辦法和評標標準，在此，招標文件的重要意義得到充分體現(xiàn)。
但在一些項目的評標中，往往遇到評標標準表述不清，或者對某一項設備的配置、性能及技術指標敘述不明確，各投標人在各自的投標方案中選用配置不同，造成投標報價差別過大而失去可比性，給評標造成困難。
有些招標采購機構編制的招標文件，只很簡單地規(guī)定了一些評標原則，有的是在開標后才公布，甚至是在評標過程中經(jīng)評標委員會研究后才確定評標方法和標準。這些做法，必然會摻雜進人為因素，影響評標的公平公正性。
因此編制招標文件時，必須按國家有關招標法律法規(guī)規(guī)定，把評標原則、辦法、標準在招標文件中載明，詳細規(guī)定評標程序、方法和有關標準。如果是開標以后由評委會進行供應商資格審查和投標文件有效性、符合性審查，則需在招標文件中詳細規(guī)定資格及投標文件的審查辦法。
審查論證關
招標文件編制完畢后，要正式對外發(fā)售，還需經(jīng)過內(nèi)部審查和外部審查兩個程序。
內(nèi)部審查：分三步
首先，必須在招標采購機構內(nèi)部進行嚴格審查。制作招標文件的人員必須對招標文件進行細致修改、校對、審查，確認無誤后，按程序逐級上報上一級主管人員審定。
其次，上一級主管人員應按招標文件結構和要素及相關組成部分對招標文件進行修改完善，確認無誤后，報機構主管領導審定簽發(fā)。
最后，招標采購機構主管部門對下級上報的招標文件進行認真審閱，必要時召開有關人員參加的會議討論，經(jīng)審閱或討論修改完善后，正式確定招標文件編制工作完成。
外部審查：
在內(nèi)部審查過程中還有一個重要程序，即采購人審核確認的步驟，就是招標文件應送采購人審核確認。因為在編制招標文件的過程中，招標采購機構可能對項目內(nèi)容和技術要求作修改，與采購人當初提交的內(nèi)容和要求出現(xiàn)不一致，采購人對此應當有知情權。
經(jīng)過招標采購機構內(nèi)部審查及采購人審核確認后，招標文件編制工作才算是畫上了一個句號，這時候的招標文件才能成為正式對外發(fā)售。（作者：李平 單位：陜西省商洛市政府采購中心）
來源：政府采購信息報/網(wǎng)
