政采存檔應當做得更細致
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發(fā)布日期：2011年07月12日
政府采購從業(yè)人員大多都知道，根據《政府采購法》第四十二條規(guī)定，采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
據了解，目前，絕大多數政府采購代理機構都有專門的人對采購文件進行整理并歸檔。歸檔的內容也包括了《政府采購法》第四十二條要求的采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。其中采購活動記錄也包含了采購項目類別、名稱；采購項目預算、資金構成和合同價格；采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；邀請和選擇供應商的條件及原因；評標標準及確定中標人的原因；廢標的原因；采用招標以外采購方式的相應記載等法律條文列出的七大部分內容。
但盡管如此，還是有政府采購代理機構因為采購文件的存檔問題遭遇處罰。
今年9月，某政府采購代理機構就因為一個檢測設備項目采購的投訴案而被查出了“采購文件的存檔不完整”這一問題。據介紹，在這個被投訴的檢測設備項目采購中，代理機構針對檢測設備的技術參數集中征詢過供應商的意見，專家評標過程中，又讓一位投標人對其投標文件中含義不明確的內容進行過說明。但后來供應商提出投訴后，監(jiān)管部門介入調查時，代理機構卻無法找到這兩項工作的相應文件和記載。最終，雖然此次采購活動并不存在供應商投訴的“指定供應商”的問題，但代理機構還是被處罰了，監(jiān)管部門的理由就是代理機構的采購文件保存不完整。
在當地監(jiān)管部門的相關負責人看來，從代理機構對項目集中征詢供應商的意見時，采購活動就已經開始，此時的相應文件就應該妥善保存；而根據《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第五十四條的規(guī)定，對投標文件中含義不明確、同類問題表述不一致或者有明顯文件和計算錯誤的內容，評標委員會可以書面形式（應當由評標委員會專家簽字）要求投標人作出必要的澄清、說明或者糾正。投標人的澄清、說明或者補正應當采用書面形式，由其授權的代表簽字。關于供應商澄清環(huán)節(jié)涉及到的書面材料也應該保存。
法律不可能窮盡所有，政府采購代理機構在實踐中應該根據其大的原則和方向去操作。
《政府采購法》第四十二條關于采購文件的保存規(guī)定也一樣，不可能把需要保存的內容全都列出來。但在這條規(guī)定中，關于采購文件的規(guī)定，立法者在列出了通常情況下采購活動涉及到的采購文件后，還附上了“及其他有關文件、資料”。因此，筆者建議，在采購活動中，根據法律規(guī)章需要采用書面形式的，一定得采用書面形式，同時，無論是哪個環(huán)節(jié)的文件，無論《政府采購法》第四十二條有沒有明確列出，最好都把它們歸檔，畢竟它們都是對采購活動的記載、反映。
來源：中國政府采購網
據了解，目前，絕大多數政府采購代理機構都有專門的人對采購文件進行整理并歸檔。歸檔的內容也包括了《政府采購法》第四十二條要求的采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。其中采購活動記錄也包含了采購項目類別、名稱；采購項目預算、資金構成和合同價格；采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；邀請和選擇供應商的條件及原因；評標標準及確定中標人的原因；廢標的原因；采用招標以外采購方式的相應記載等法律條文列出的七大部分內容。
但盡管如此，還是有政府采購代理機構因為采購文件的存檔問題遭遇處罰。
今年9月，某政府采購代理機構就因為一個檢測設備項目采購的投訴案而被查出了“采購文件的存檔不完整”這一問題。據介紹，在這個被投訴的檢測設備項目采購中，代理機構針對檢測設備的技術參數集中征詢過供應商的意見，專家評標過程中，又讓一位投標人對其投標文件中含義不明確的內容進行過說明。但后來供應商提出投訴后，監(jiān)管部門介入調查時，代理機構卻無法找到這兩項工作的相應文件和記載。最終，雖然此次采購活動并不存在供應商投訴的“指定供應商”的問題，但代理機構還是被處罰了，監(jiān)管部門的理由就是代理機構的采購文件保存不完整。
在當地監(jiān)管部門的相關負責人看來，從代理機構對項目集中征詢供應商的意見時，采購活動就已經開始，此時的相應文件就應該妥善保存；而根據《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第五十四條的規(guī)定，對投標文件中含義不明確、同類問題表述不一致或者有明顯文件和計算錯誤的內容，評標委員會可以書面形式（應當由評標委員會專家簽字）要求投標人作出必要的澄清、說明或者糾正。投標人的澄清、說明或者補正應當采用書面形式，由其授權的代表簽字。關于供應商澄清環(huán)節(jié)涉及到的書面材料也應該保存。
法律不可能窮盡所有，政府采購代理機構在實踐中應該根據其大的原則和方向去操作。
《政府采購法》第四十二條關于采購文件的保存規(guī)定也一樣，不可能把需要保存的內容全都列出來。但在這條規(guī)定中，關于采購文件的規(guī)定，立法者在列出了通常情況下采購活動涉及到的采購文件后，還附上了“及其他有關文件、資料”。因此，筆者建議，在采購活動中，根據法律規(guī)章需要采用書面形式的，一定得采用書面形式，同時，無論是哪個環(huán)節(jié)的文件，無論《政府采購法》第四十二條有沒有明確列出，最好都把它們歸檔，畢竟它們都是對采購活動的記載、反映。
來源：中國政府采購網
